Privacy regels VME - Kantoor Van Wynsberghe

Ga naar de inhoud

Hoofdmenu:

PRVACYBELEID VAN DE VME (vereniging van mede-eigenaars)

Dit privacy beleid is als volgt opgebouwd:

I. Inleiding
II. Wie is de verantwoordelijke voor de verwerking ?
III. Welke categorieën van persoonsgegevens verwerkt de VME ?
IV. Voor welke doeleinden verwerkt de VME uw persoonsgegevens ?
a. Wettelijke verplichtingen
b. Relaties tussen de VME en u als lid van de VME of andere betrokkene
c. Gerechtvaardigde belangen van de VME
V. Aan wie maakt de VME / de syndicus uw persoonsgegevens over?
VI. Hoe lang worden uw persoonsgegevens bewaard ?
VII. Hoe worden uw persoonsgegevens beveiligd ?
VIII. Wat zijn uw rechten bij het verwerken van uw persoonsgegevens ?

I. INLEIDING

Dit privacy beleid legt uit hoe de Vereniging van Mede-eigenaars (verder steeds ‘VME’ genoemd) omgaat met de persoonsgegevens van haar leden (mede-eigenaars), huurders, natuurlijke personen, en alle andere natuurlijke personen die met de VME in contact staan (hierna ‘u’ genoemd).

Onder persoonsgegevens wordt elke vorm van informatie verstaan die u toelaat om uzelf direct of indirect als een natuurlijke persoon te identificeren.

De VME hecht veel belang aan de bescherming van uw persoonsgegevens en respecteert ten volle uw persoonlijke levenssfeer. De VME behandelt en beschermt uw persoonsgegevens dan ook op een rechtmatige, behoorlijke en transparante wijze.

Bij de verwerking van uw persoonsgegevens leeft de VME evident de wet na, momenteel de Belgische wet van 8 december 1992 en vanaf 25 mei 2018 de Europese verordening nr. 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de gegevensbescherming (beter bekend als ‘GDPR’ of ‘AVG’) of enig ander wetgevingsbesluit die deze wijzigt.

Meer informatie over de bescherming van persoonsgegevens kunt u verkrijgen bij de Belgische Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, vanaf 25 mei 2018 de Gegevensbeschermingsautoriteit genoemd.

Wij nodigen u uit om deze verklaring zorgvuldig te lezen zodat u het beleid van de VME op dit gebied kent en begrijpt.

Deze verklaring wordt regelmatig bijgewerkt. De meest recente versie van de verklaring is beschikbaar op de website van de syndicus.

II. WIE IS DE VERANTWOORDELIJKE VOOR DE VERWERKING ?


De VME is de eindverantwoordelijke voor de verwerking van uw gegevens (hierna Verwerkingsverantwoordelijke genoemd). De VME heeft de concrete opdracht tot verwerking van uw persoonsgegevens volgens de vigerende wetgeving toevertrouwd aan haar syndicus (hierna de Verwerker genoemd).

De coördinaten van de syndicus of de Verwerker zijn :
Kantoor Van Wynsberghe BVBA
Blankenbergsesteenweg 55
8000 Brugge
KBO 0446.270.769

Kantoor Van Wynsberghe BVBA is als Verwerker van uw persoonsgegevens dan ook uw gesprekspartner.

De VME is als Verwerkingsverantwoordelijke van uw persoonsgegevens diegene die ten aanzien van de Gegevensbeschermingsautoriteit verantwoording dient af te leggen.

De verantwoordelijkheden en opdracht van de Verwerker en de Verwerkingsverantwoordelijke zijn beschreven in de Verwerkingsovereenkomst dewelke door beide partijen werd afgesloten en consulteerbaar is bij de syndicus op bovenstaande coördinaten.

III. WELKE CATEGORIEËN VAN PERSOONSGEGEVENS VERWERKT DE VME ?

In het verwerkingsregister van de VME wordt een overzicht gegeven van de categorieën van persoonsgegevens die de VME kan verwerken, de aard van de gegevens, de rechtmatigheid voor verwerking, de bewaartermijn, de betrokkene(n), eventueel derde partijen en de uitgevoerde maatregelen om de gegevens te beveiligen.

Het is mogelijk dat ook andere gegevens worden verwerkt indien die nodig of nuttig zijn voor het beheer van de mede-eigendom.
Het verwerkingsregister maakt deel uit van het “GDPR Compliancy Dossier” van de VME en is consulteerbaar via de Verwerker via coördinaten zie hoger.

De VME verwerkt geen gegevens die uw ras of etnische afkomst onthullen, of politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, lidmaatschap van een vakbond, gezondheids- of levensgegevens of seksuele gerichtheid, genetische gegevens of biometrische gegevens.

IV. VOOR WELKE DOELEINDEN VERWERKT DE VME UW PERSOONSGEGEVENS ?

De VME verzamelt en verwerkt uw persoonsgegevens enkel en alleen voor haar hoofddoel zijnde het beheer van de mede-eigendom zoals bedoeld in Artikel 577 van het BW. De VME zorgt ervoor dat alleen de noodzakelijke en relevante gegevens voor een bepaald doel worden verwerkt.

De VME verwerkt uw gegevens in de door de wet toegestane situaties, meer bepaald: Om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen die op de VME rusten (Beheer van mede-eigendom zoals bedoeld in BW Art. 577) Voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van de VME, waarbij deze belangen met uw grondrechten en fundamentele vrijheden worden afgewogen - In specifieke gevallen, met uw toestemming, als gevolg van een specifiek en ondubbelzinnig verzoek, voorafgegaan door duidelijke en begrijpelijke informatie; deze toestemming kan u op elk moment in overeenstemming met de wet intrekken.

a. WETTELIJKE VERPLICHTINGEN

De VME dient zich te houden aan wetgeving die haar in specifieke omstandigheden verplicht om uw persoonsgegevens te verwerken in het kader van haar activiteiten. Deze verplichtingen kunnen met zich meebrengen dat de VME moet samen te werken met de bevoegde autoriteiten en/of derden, en eventueel bepaalde van uw persoonsgegevens aan hen overmaakt.

Hieronder vallen onder meer:
- De verplichting die aan een syndicus worden opgelegd aangaande het beheer van mede-eigendommen
- De verplichting om te reageren op een formeel verzoek van Belgische belasting- en gerechtelijke autoriteiten
- De verplichting om bij te dragen aan het voorkomen van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme

De lijst van wettelijke verplichtingen waarvoor de VME uw gegevens moet verwerken, is niet exhaustief en is onderhevig aan veranderingen.

b. RELATIES TUSSEN DE VME EN U ALS LID VAN DE VME OF ANDERE BETROKKENE

Om het beheer van de VME deugdelijk te kunnen voeren, dient de VME soms bepaalde gegevens te verkrijgen en te verwerken, met name onder andere :

- Om te kunnen reageren op uw verzoeken
- Om u bij te staan bij het verstrekken van informatie
- In het algemene belang van de VME / om het beheer van de VME ter deugdelijk te kunnen voeren

In het kader van lopende contracten of het beheer van contracten dient de VME een aantal gegevens te verwerken, in het bijzonder om te voldoen aan administratieve, boekhoudkundige, technische, juridische of communicatieve verplichtingen.

In dit kader kunnen uw gegevens intern binnen de VME of binnen de syndicus worden verzonden naar diverse interne of externe afdelingen, waaronder aan diegene die niet rechtstreeks verantwoordelijk zijn voor de relatie met u of de uitvoering van een bepaald opdracht.
Meer bepaald verwerkt de VME uw gegevens bij de uitvoering van haar opdracht inzake het beheer van de betrokken mede-eigendom als volgt :

- Beheer van lopende contracten / bestelde leveringen, diensten, producten
- Het beheer van de mede-eigendom waarin u betrokken partij bent (mede-eigenaar, huurder, schade-betrokkene, leverancier,…..)

De VME kan uw persoonsgegevens voor bijkomende doeleinden verwerken in het kader van de relatie met u en de uitvoering van het beheer van de betrokken mede-eigendom.

c. GERECHTVAARDIGDE BELANGEN VAN DE VME

De VME verwerkt uw gegevens ook voor de verwezenlijking van haar gerechtvaardigde belangen. Hierbij streeft de VME ernaar om een billijke balans te vinden tussen de noodzaak om gegevens te verwerken en respect voor uw rechten en vrijheden, met inbegrip van de bescherming van de privacy.

Persoonsgegevens worden onder andere verwerkt voor:
- Het personaliseren van de diensten van de VME of van haar syndicus
- De verbetering van de kwaliteit van de verleende diensten van de VME of haar syndicus door:
- Evaluatie en verbetering van processen, met inbegrip van campagnes en simulaties, door middel van verschillende middelen zoals statistische analyse, tevredenheidsonderzoeken en diverse andere zoekmethodes.
- Verbetering van bestaande (of in ontwikkeling zijnde) diensten, op basis van enquêtes, , statistieken, tests en feedback via sociale netwerken (Twitter, facebook)
- Toezicht op activiteiten, met inbegrip van de omvang van de omzet, het aantal afspraken in kantoren, het aantal oproepen en bezoeken aan de website van de VME / de syndicus, de aard van de gestelde vragen etc.
- Het voorbereiden van studies en statistieken, waarbij wordt gebruik gemaakt van anonimisering en pseudonimisering van de betrokkenen
- De opleiding van personeel door middel van het gebruik van praktijkvoorbeelden ter illustratie, met inbegrip van het opnemen van bepaalde telefoongesprekken of het gebruik van andere communicatiemiddelen als didactisch materiaal.
- Het gebruik van cookies om het gebruiksgemak van de bezoekers van haar website te verbeteren.
- Het bewaren van bewijsmateriaal / referentiemateriaal (archieven)
- De vaststelling, uitoefening, verdediging en het behoud van de rechten van de VME of haar syndicus of alle personen die zij vertegenwoordigt, bijvoorbeeld voor invorderingsprocedures of andere (al dan niet juridische) geschillen.

V. AAN WIE MAAKT DE VME / DE SYNDICUS UW PERSOONSGEGEVENS OVER?

De VME / de syndicus behandelt uw persoonsgegevens met de grootste zorg en deelt uw gegevens alleen om u de beste diensten aan te bieden bij de uitvoering van haar opdracht.

De VME / de syndicus kan uw gegevens toezenden aan andere entiteiten binnen haar groepsverband in binnen- en buitenland, met name aan de andere entiteiten van de groep die De VME / de syndicus bijstaan bij de uitvoering, het beheer en de controle van de activiteiten, met inbegrip van rapportage, ondersteuning en computer beveiliging of het aanbieden van specifieke diensten en producten.

In sommige gevallen is de VME / de syndicus bij wet verplicht om uw gegevens te delen met derden, waaronder:
- Overheidsinstanties of toezichthoudende autoriteiten wanneer er een wettelijke verplichting bestaat om informatie over te maken
- Gerechtelijke onderzoeksinstanties op hun uitdrukkelijk verzoek

De VME / de syndicus draagt uw gegevens tevens over aan specifieke dienstverleners om te helpen met :
- Het ontwerpen en onderhouden van computerapparatuur en internetapplicaties
- Het aanbieden van reclame- en communicatiediensten, met inbegrip van online en sociale netwerkproviders
- Het voorbereiden van rapporten en statistieken, afdrukken van documenten en ontwerpen van producten of diensten
- De commercialisering van haar activiteiten, de organisatie van evenementen en het beheer van communicatie

Eveneens kunnen uw persoonlijke gegevens in het kader van gerechtelijke procedures aan gerechtsdeurwaarders of advocaten worden meegedeeld.

In de hiervoor genoemde gevallen zorgt de VME ervoor dat derden enkel beperkt toegang hebben tot de persoonsgegevens die nodig zijn om de vereiste specifieke taken uit te voeren. De VME zal er ook voor zorgen dat derden zich ertoe verbinden de persoonsgegevens op een veilige en vertrouwelijke wijze te gebruiken en te gebruiken in overeenstemming met de instructies van de GVA en zijn gegevensbeschermingsbeleid.

De VME bewaart uw persoonsgegevens binnen de EER. Er worden dan ook geen gegevens overgebracht naar landen buiten de EER.

VI. HOE LANG WORDEN UW PERSOONSGEGEVENS BEWAARD ?

De VME zal uw persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is voor de verwezenlijking van de doeleinden waarvoor de gegevens worden verzameld.

Deze periode is gelinkt aan de wettelijke en fiscale verplichtingen van de VME, evenals de wettelijke noodzaak om uw gegevens bij te houden buiten de bewaringsperiode ter bewijs of om te reageren op verzoeken om informatie van de bevoegde instantie, bijvoorbeeld:
- 10 jaar in het kader van de antiwitwaswetgeving
- 10 jaar in het kader van de contractuele aansprakelijkheid van de VME
- 7 jaar voor de boekhouding en verantwoordingstukken van de verenigingen van mede-eigenaars naar aanleiding van het uitoefenen van de taak van syndicus

Buiten deze perioden worden uw persoonlijke gegevens verwijderd of geanonimiseerd.

VII. HOE WORDEN UW PERSOONSGEGEVENS BEVEILIGD ?

De VME hanteert strikte normen om de persoonsgegevens onder haar controle te beschermen tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking en tegen onopzettelijk verlies, vernietiging of beschadiging

De VME neemt als Verwerkingsverantwoordelijke via de verwerkingsovereenkomst met haar Verwerker, dan ook maatregelen van technische en organisatorische aard zoals encryptie, antivirus, firewalls, toegangscontroles, strenge selectie van medewerkers en leveranciers, om ongepaste toegang, verlies of openbaarmaking van uw persoonsgegevens te voorkomen en te detecteren.

In het onwaarschijnlijke en ongelukkige geval dat uw persoonsgegevens onder de controle van de VME gecompromitteerd worden door een inbreuk op de informatiebeveiliging, zal de VME onmiddellijk handelen om de oorzaak van dergelijke inbreuk te identificeren en actie ondernemen via adequate remediërende maatregelen. Indien nodig, zal de VME u in kennis stellen van dit incident in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving.

VIII. WAT ZIJN UW RECHTEN BIJ HET VERWERKEN VAN UW PERSOONSGEGEVENS ?

Voor de hierboven vermelde doeleinden heeft u:

- Een recht op inzage van uw persoonsgegevens bij de VME. Dit betekent dat u de VME kan vragen of zij uw persoonsgegevens verwerkt, voor welke doeleinden deze gegevens worden verwerkt, welke categorieën van gegevens worden verwerkt, en aan wie zij worden meegedeeld.
- Een recht van verbetering als u vaststelt dat uw persoonsgegevens onjuist of onvolledig zijn. Omgekeerd heeft u als mede-eigenaar in de VME de wettelijke meldingsplicht bij het onvolledig of onjuist (geworden) zijn van uw persoonsgegevens, die van uw lasthebber(s), stemhouder en   die van uw eventuele huurder(s).
- Een recht op wissing of anonimisering van uw persoonsgegevens. Wanneer uw wettelijke of contractuele relatie met de VME een einde genomen heeft, kan u de VME vragen om uw persoonsgegevens te wissen of anonimiseren indien dit niet langer nodig is voor de doeleinden           waarvoor deze persoonsgegevens werden verzameld.


U heeft eveneens de mogelijkheid om ten allen tijde de wissing of anonimisering te vragen van persoonsgegevens die door de VME op basis van uw toestemming worden verwerkt (tenzij de VME een andere rechtsgrond heeft voor de
verwerking) of op basis van het gerechtvaardigd belang van de VME (tenzij er prevalerende dwingende gerechtvaardigde gronden zijn voor de verwerking). De VME kan in ieder geval deze persoonsgegevens bijhouden indien dit voor bewijsdoeleinden in het kader van rechtsvorderingen zou vereist zijn.
- Een recht op overdraagbaarheid van gegevens die uzelf aan de VME heeft verstrekt indien uw persoonsgegevens worden verwerkt op basis van een overeenkomst of op basis van uw toestemming voor het verzenden van elektronische communicatie én deze persoonsgegevens worden verwerkt met behulp van geautomatiseerde processen. Onder dit recht kan u de VME vragen uw persoonsgegevens door te sturen naar uzelf of rechtstreeks doorsturen naar een andere gegevensverwerkingsverantwoordelijke, voor zover dit technisch mogelijk is voor de VME.

U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens voor de doeleinden die zijn vermeld in artikel IV. In het geval van IV kan de VME evenwel de persoonsgegevens blijven verwerken indien er dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking zijn die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden of gronden zijn die verband houden met het instellen, uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering.

U kunt uw rechten uitoefenen door een geschreven verzoek per post te versturen, dat gedateerd is, ondertekend en met kopie van uw identiteitsbewijs bijgesloten of per e-mail naar de syndicus van de VME volgens de coördinaten onder II.

Indien u klachten hebt met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens, kan u de Verwerker contacteren volgens de coördinaten onder II.4

U kunt ook een klacht indienen bij de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, per post te Drukpersstraat 15, 1000 Brussel, of per e-mail op commission@privacycommission.be, of telefonisch op +32 2 274 48 00.

Dit document werd opgemaakt door de afgevaardigde van de VME zijnde haar syndicus, Kantoor Van Wynsberghe BVBA op 23/09/2018 ter voldoening van de GDPR Compliancy wetgeving.

Kantoor Van Wynsberghe Bvba ©
Terug naar de inhoud | Terug naar het hoofdmenu