Privacy
INHOUDSTAFEL
Dit privacy beleid is als volgt opgebouwd:
I. Inleiding
II. Wie is de verantwoordelijke voor de verwerking ?
III. Welke categorieën van persoonsgegevens verwerkt Kantoor Van Wynsberghe ?
IV. Voor welke doeleinden verwerkt Kantoor Van Wynsberghe uw persoonsgegevens ?
a. Wettelijke verplichtingen
b. Contractuele relaties tussen Kantoor Van Wynsberghe en u als klant
c. Gerechtvaardigde belangen van Kantoor Van Wynsberghe BV
V. Aan wie maakt Kantoor Van Wynsberghe BV uw persoonsgegevens over?
VI. Hoe lang worden uw persoonsgegevens bewaard ?
VII. Hoe worden uw persoonsgegevens beveiligd ?
VIII. Wat zijn uw rechten bij het verwerken van uw persoonsgegevens ?
a. Recht van inzage, verbetering, beperking, wissing, overdraagbaarheid van gegevens en van bezwaar
b. Recht om een klacht in te dienen
I. INLEIDING
1. Dit privacy beleid legt uit hoe Kantoor Van Wynsberghe BV omgaat met de persoonsgegevens van haar klanten, natuurlijke personen, en alle andere natuurlijke personen die met Kantoor Van Wynsberghe BV in contact staan (hierna ‘u’ genoemd).Onder persoonsgegevens wordt elke vorm van informatie verstaan die u toelaat om uzelf direct of indirect als een natuurlijke persoon te identificeren.
2. Kantoor Van Wynsberghe BV hecht veel belang aan de bescherming van uw persoonsgegevens en respecteert ten volle uw persoonlijke levenssfeer. Kantoor Van Wynsberghe BV behandelt en beschermt uw persoonsgegevens dan ook op een rechtmatige, behoorlijke en transparante wijze.
3. Bij de verwerking van uw persoonsgegevens leeft Kantoor Van Wynsberghe BV evident de wet na, momenteel de Belgische wet van 8 december 1992 en vanaf 25 mei 2018 de Europese verordening nr. 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de gegevensbescherming (beter bekend als ‘GDPR’ of ‘AVG’) of enig ander wetgevingsbesluit die deze wijzigt.
Meer informatie over de bescherming van persoonsgegevens kunt u verkrijgen bij de Belgische Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, vanaf 25 mei 2018 de Gegevensbeschermingsautoriteit genoemd.
Wij nodigen u uit om deze verklaring zorgvuldig te lezen zodat u het beleid van Kantoor Van Wynsberghe BV op dit gebied kent en begrijpt.
Deze verklaring wordt regelmatig bijgewerkt. De meest recente versie van de verklaring is beschikbaar op onze website. Wij zullen u op de hoogte brengen via de gebruikelijke communicatiekanalen indien er belangrijke wijzigingen zijn aangebracht.
II. WIE IS DE VERANTWOORDELIJKE VOOR DE VERWERKING ?
1. Kantoor Van Wynsberghe BV is de verantwoordelijke voor de verwerking van uw gegevens. Haar coördinaten zijn: Kantoor Van Wynsberghe BV, Blankenbergsesteenweg 55 te 8000 Brugge, KBO 0446.270.769, tel. 050/317520.
Kantoor Van Wynsberghe BV is dan ook uw gesprekspartner en is diegene die ten aanzien van de Gegevensbeschermingsautoriteit verantwoording dient af te leggen aangaande de verwerking van uw persoonsgegevens. Kantoor Van Wynsberghe BV bepaalt de doeleinden waarvoor uw persoonsgegevens worden verwerkt alsook de gebruikte middelen en de verwerkingseigenschappen.
2. Kantoor Van Wynsberghe BV kan beroep doen op gespecialiseerde dienstverleners om uw persoonsgegevens namens Kantoor Van Wynsberghe BV en volgens de instructies van Kantoor Van Wynsberghe BV te verwerken in overeenstemming met dit privacy beleid. Enkel de persoonsgegevens die strikt noodzakelijke zijn zullen aan deze dienstverleners worden doorgegeven (hierna de ‘verwerkers van Kantoor Van Wynsberghe BV genoemd).
III. WELKE CATEGORIEËN VAN PERSOONSGEGEVENS VERWERKT KANTOOR VAN WYNSBERGHE BV ?
1. Hieronder wordt een overzicht gegeven van de categorieën van persoonsgegevens die Kantoor Van Wynsberghe BV kan verwerken. Het is mogelijk dat ook andere gegevens worden verwerkt indien die nodig of nuttig zijn voor de voortzetting van de contractuele relatie met Kantoor Van Wynsberghe BV.
Hierbij wordt de context aangegeven waarin Kantoor Van Wynsberghe BV deze gegevens verkrijgt of verwerkt. Deze tabel moet samen gelezen worden met de beschrijving van de doeleinden waarvoor Kantoor Van Wynsberghe BV de gegevens verwerkt.
Categorie Voorbeelden Context
Gegevens van mede-eigenaars (of hun huurders) Naam, adres, plaats en datum van geboorte, nationaliteit, vast of mobiel telefoonnummer en het e-mailadres. Deze gegevens worden door u als mede-eigenaar verstrekt aan Kantoor Van Wynsberghe BV wanneer
Kantoor Van Wynsberghe BV de functie van syndicus uitoefent
Gegevens die verband houden met de uitvoering van de dienstverlening van syndicus Betalingsverrichtingen, inclusief namen en rekeningnummers, communicatie en referenties, kaartnummers, etc. Deze gegevens hebben betrekking op uw verrichtingen als mede-eigenaar die door de syndicus worden gecoördineerd
Gegevens over de verrichtingen van Kantoor Van Wynsberghe BV met u De informatie in verband met uw contacten met Kantoor Van Wynsberghe BV, per telefoon, e-mail, fax enz. en uw interacties op de webpagina’s aangaande Kantoor Van Wynsberghe BV, haar diensten of haar partners, op sociale netwerken enz. Deze gegevens komen van contacten van welke aard ook tussen u en Kantoor Van Wynsberghe BV (bij ontmoetingen of evenementen, abonnement op een nieuwsbrief, sociale netwerken etc.)
Gegevens over het gedrag en voorkeuren van de klant Informatie over uw gedrag en voorkeuren met betrekking tot het gebruik van communicatie- en relatiekanalen. Deze gegevens zijn het gevolg van keuzes die u hebt geuit of analyses die door Kantoor Van Wynsberghe BV zijn uitgevoerd in overeenstemming met deze verklaring en haar wettelijke verplichtingen.
2. Kantoor Van Wynsberghe BV verwerkt geen gegevens die uw ras of etnische afkomst onthullen, of politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, lidmaatschap van een vakbond, gezondheids- of levensgegevens of seksuele gerichtheid, genetische gegevens of biometrische gegevens.
IV. VOOR WELKE DOELEINDEN VERWERKT KANTOOR VAN WYNSBERGHE BV UW PERSOONSGEGEVENS ?
Kantoor Van Wynsberghe BV verzamelt en verwerkt uw persoonsgegevens enkel en alleen voor de hier onder beschreven doeleinden. Kantoor Van Wynsberghe BV zorgt ervoor dat alleen de noodzakelijke en relevante gegevens voor een bepaald doel worden verwerkt.
Kantoor Van Wynsberghe BV verwerkt uw gegevens in de door de wet toegestane situaties, meer bepaald:
• Om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen die op Kantoor Van Wynsberghe BV rusten
• Voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van Kantoor Van Wynsberghe BV, waarbij deze belangen met uw grondrechten en fundamentele vrijheden wordt afgewogen
• In specifieke gevallen, met uw toestemming, als gevolg van een specifiek en ondubbelzinnig verzoek, voorafgegaan door duidelijke en begrijpelijke informatie; deze toestemming kan u op elk moment in overeenstemming met de wet intrekken.
1. WETTELIJKE VERPLICHTINGEN
Kantoor Van Wynsberghe BV dient zich te houden aan wetgeving die haar in specifieke omstandigheden verplicht om uw persoonsgegevens te verwerken in het kader van haar activiteiten. Deze verplichtingen kunnen met zich meebrengen dat Kantoor Van Wynsberghe BV moet samen te werken met de bevoegde autoriteiten en/of derden, en eventueel bepaalde van uw persoonsgegevens aan hen overmaakt.
Hieronder vallen onder meer:
• De verplichting om bij te dragen aan het voorkomen van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme
• De verplichting die aan een syndicus worden opgelegd aangaande het beheer van mede-eigendommen
• De verplichting om te reageren op een formeel verzoek van Belgische belasting- en gerechtelijke autoriteiten
• De lijst van wettelijke verplichtingen waarvoor Kantoor Van Wynsberghe BV uw gegevens moet verwerken, is niet exhaustief en is onderhevig aan veranderingen.
2. CONTRACTUELE RELATIES TUSSEN KANTOOR VAN WYNSBERGHE BV EN U ALS KLANT
Alvorens contracten te sluiten dient Kantoor Van Wynsberghe BV soms bepaalde gegevens verkrijgen en verwerken, met name om onder andere :
• Te reageren op uw verzoek,
• U bij te staan bij het verstrekken van informatie en bij de sluiting van het contract
In het kader van lopende contracten of het beheer van contracten dient Kantoor Van Wynsberghe BV een aantal gegeven te verwerken, in het bijzonder om te voldoen aan administratieve en boekhoudkundige verplichtingen.
In dit kader kunnen uw gegevens intern binnen Kantoor Van Wynsberghe BV worden verzonden naar diverse afdelingen, waaronder aan diegene die niet rechtstreeks verantwoordelijk zijn voor de relatie met u of de uitvoering van een bepaald contract.
Meer bepaald verwerkt Kantoor Van Wynsberghe BV uw gegevens bij de uitvoering van contracten als volgt:
• Beheer van lopende contracten / bestelde diensten
• Centraal management en algemeen beeld van de klanten
• Het beheer van uw vastgoed
• Het beheer van de mede-eigendom waarin u mede-eigenaar bent
• Kantoor Van Wynsberghe BV kan uw persoonsgegevens voor bijkomende doeleinden verwerken in het kader van de relatie met u en de uitvoering van contracten.
3. GERECHTVAARDIGDE BELANGEN VAN KANTOOR VAN WYNSBERGHE BV
Kantoor Van Wynsberghe BV verwerkt uw gegevens ook voor de verwezenlijking van haar gerechtvaardigde belangen. Hierbij streeft Kantoor Van Wynsberghe BV ernaar om een billijke balans te vinden tussen de noodzaak om gegevens te verwerken en respect voor uw rechten en vrijheden, met inbegrip van de bescherming van de privacy.
Persoonsgegevens worden onder andere verwerkt voor:
• Het personaliseren van de diensten van Kantoor Van Wynsberghe BV
• Het gebruik van cookies om het gebruiksgemak van de bezoekers van haar website te verbeteren. Meer informatie over de werking van cookies en de mogelijkheden om het gebruik van cookies te beperken en ze te verwijderen, vindt u in ons Cookies Beleid.
• Het bewaren van bewijsmateriaal (archieven)
• De vaststelling, uitoefening, verdediging en het behoud van de rechten van Kantoor Van Wynsberghe BV of alle personen die zij vertegenwoordigt, bijvoorbeeld voor invorderingsprocedures of geschillen.
V. AAN WIE MAAKT KANTOOR VAN WYNSBERGHE BV UW PERSOONSGEGEVENS OVER?
Kantoor Van Wynsberghe BV behandelt uw persoonsgegevens met de grootste zorg en deelt uw gegevens alleen om u de beste diensten aan te bieden bij de uitvoering van haar opdracht.
Kantoor Van Wynsberghe BV kan uw gegevens toezenden aan andere entiteiten binnen haar groepsverband in binnen en buitenland, met name aan de andere entiteiten van de groep die Kantoor Van Wynsberghe BV bijstaan bij de uitvoering, het beheer en de controle van de activiteiten, met inbegrip van rapportage, ondersteuning en computer beveiliging of het aanbieden van specifieke diensten en producten.
In sommige gevallen is Kantoor Van Wynsberghe BV bij wet verplicht om uw gegevens te delen met derden, waaronder:
• Overheidsinstanties of toezichthoudende autoriteiten wanneer er een wettelijke verplichting bestaat om informatie over te maken
• Gerechtelijke onderzoeksinstanties op hun uitdrukkelijk verzoek
• Kantoor Van Wynsberghe BV draagt uw gegevens tevens over aan specifieke dienstverleners om te helpen met :
• Het ontwerpen en onderhouden van computerapparatuur en internetapplicaties
• De commercialisering van haar activiteiten, de organisatie van evenementen en het beheer van klantencommunicatie
Eveneens kunnen uw persoonlijke gegevens in het kader van gerechtelijke procedures aan gerechtsdeurwaarders of advocaten worden meegedeeld.
In de hiervoor genoemde gevallen zorgt Kantoor Van Wynsberghe BV ervoor dat derden enkel beperkt toegang hebben tot de persoonsgegevens die nodig zijn om de vereiste specifieke taken uit te voeren. Kantoor Van Wynsberghe BV zal er ook voor zorgen dat derden zich ertoe verbinden de persoonsgegevens op een veilige en vertrouwelijke wijze te gebruiken en te gebruiken in overeenstemming met de instructies van Kantoor Van Wynsberghe BV en zijn gegevensbeschermingsbeleid.
3. Kantoor Van Wynsberghe BV bewaart uw persoonsgegevens binnen de EER. Er worden dan ook geen gegevens overgebracht naar landen buiten de EER.
VI. HOE LANG WORDEN UW PERSOONSGEGEVENS BEWAARD ?
Kantoor Van Wynsberghe BV zal uw persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is voor de verwezenlijking van de doeleinden waarvoor de gegevens worden verzameld.
Deze periode is gelinkt aan de wettelijke en fiscale verplichtingen van Kantoor Van Wynsberghe BV, evenals de wettelijke noodzaak om uw gegevens bij te houden buiten de bewaringsperiode ter bewijs of om te reageren op verzoeken om informatie van de bevoegde instantie, bijvoorbeeld:
• 10 jaar in het kader van de antiwitwaswetgeving
• 10 jaar in het kader van de contractuele aansprakelijkheid van Kantoor Van Wynsberghe BV
• 7 jaar voor de boekhouding en verantwoordingstukken van de verenigingen van mede-eigenaars naar aanleiding van het uitoefenen van de taak van syndicus
Buiten deze perioden worden uw persoonlijke gegevens verwijderd of geanonimiseerd.
VII. HOE WORDEN UW PERSOONSGEGEVENS BEVEILIGD ?
Kantoor Van Wynsberghe BV hanteert strikte normen om de persoonsgegevens onder haar controle te beschermen tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking en tegen onopzettelijk verlies, vernietiging of beschadiging
Kantoor Van Wynsberghe BV neemt dan ook maatregelen van technische en organisatorische aard zoals encryptie, antivirus, firewalls, toegangscontroles, strenge selectie van medewerkers en leveranciers, om ongepaste toegang, verlies of openbaarmaking van uw persoonsgegevens te voorkomen en te detecteren.
In het onwaarschijnlijke en ongelukkige geval dat uw persoonsgegevens onder de controle van Kantoor Van Wynsberghe BV gecompromitteerd worden door een inbreuk op de informatiebeveiliging, zal Kantoor Van Wynsberghe BV onmiddellijk handelen om de oorzaak van dergelijke inbreuk te identificeren en actie ondernemen via adequate remediëren maatregelen. Indien nodig, zal Kantoor Van Wynsberghe BV u in kennis stellen van dit incident in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving.
VIII. WAT ZIJN UW RECHTEN BIJ HET VERWERKEN VAN UW PERSOONSGEGEVENS ?
1. RECHT VAN INZAGE, VERBETERING, BEPERKING, WISSING, OVERDRAAGBAARHEID VAN GEGEVENS EN VAN BEZWAAR
Voor de hierboven vermelde doeleinden heeft u:
• Een recht op inzage van uw persoonsgegevens bij Kantoor Van Wynsberghe BV. Dit betekent dat u Kantoor Van Wynsberghe BV kan vragen of zij uw persoonsgegevens verwerkt, voor welke doeleinden deze gegevens worden verwerkt, welke categorieën van gegevens worden verwerkt, en aan wie zij worden meegedeeld.
• Een recht van verbetering als u vaststelt dat uw persoonsgegevens onjuist of onvolledig zijn.
• Een recht op beperking indien u bvb. de juistheid van uw persoonsgegevens betwist en dit gedurende een periode die Kantoor Van Wynsberghe BV toelaat om dit te controleren
• Een recht op wissing van uw persoonsgegevens. Wanneer uw contract met Kantoor Van Wynsberghe BV een einde genomen heeft, kan u Kantoor Van Wynsberghe BV vragen om uw persoonsgegevens te wissen indien dit niet langer nodig is voor de doeleinden waarvoor deze persoonsgegevens werden verzameld.
• U heeft eveneens de mogelijkheid om ten allen tijde de wissing te vragen van persoonsgegevens die door Kantoor Van Wynsberghe BV op basis van uw toestemming worden verwerkt (tenzij Kantoor Van Wynsberghe BV een andere rechtsgrond heeft voor de verwerking) of op basis van het gerechtvaardigd belang van Kantoor Van Wynsberghe BV (tenzij er prevalerende dwingende gerechtvaardigde gronden zijn voor de verwerking). Kantoor Van Wynsberghe BV kan in ieder geval deze persoonsgegevens bijhouden indien dit voor bewijsdoeleinden in het kader van rechtsvorderingen zou vereist zijn.
• Een recht op overdraagbaarheid van gegevens die uzelf aan Kantoor Van Wynsberghe BV heeft verstrekt indien uw persoonsgegevens worden verwerkt op basis van een overeenkomst of op basis van uw toestemming voor het verzenden van elektronische communicatie én deze persoonsgegevens worden verwerkt met behulp van geautomatiseerde processen. Onder dit recht kan u Kantoor Van Wynsberghe BV vragen uw persoonsgegevens door te sturen naar uzelf of rechtstreeks doorsturen naar een andere gegevensverwerkingsverantwoordelijke, voor zover dit technisch mogelijk is voor Kantoor Van Wynsberghe BV.
U kunt uw rechten uitoefenen door een geschreven verzoek per post te versturen, dat gedateerd is, ondertekend en met kopie van uw identiteitsbewijs bijgesloten naar Kantoor Van Wynsberghe BV BV of per e-mail naar info@kantoorvanwynsberghe.be of door het contactformulier op de website te bezoeken www.kantoorvanwynsberghe.be.
2. RECHT VAN VERZET TEGEN HET VERZENDEN VAN ELEKTRONISCHE RECLAME
U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor elektronische direct marketing en u te verzetten tegen de toekomstige ontvangst van dergelijke reclame.
U kan ons dit op de volgende wijzen kenbaar maken:
• Door het versturen van een e-mail met een kopie van uw identiteitskaart naar info@Kantoor Van Wynsberghe BV.be
• Door het versturen van een brief per post met een kopie van uw identiteitskaart naar Kantoor Van Wynsberghe BV BV, Blankenbergsesteenweg 55, 8000 Brugge
• Door op de link “uitschrijven” (“unsubscribe”) te klikken onderaan een e-mail of elektronische nieuwsbrief die door Kantoor Van Wynsberghe BV is verzonden
• Door een verzoek te richten via de contactpagina op onze website
De uitoefening van het recht van verzet kan evenwel Kantoor Van Wynsberghe BV niet tegenhouden om u te contacteren voor enig ander doel, met inbegrip van een wettelijke verplichting of de uitvoering van het contract, in overeenstemming met deze verklaring.
3. RECHT OM EEN KLACHT IN TE DIENEN
Indien u klachten hebt met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens. kan u ons altijd contacteren:
U kan dit op de volgende wijze:
• Door het versturen van een e-mail met een kopie van uw identiteitskaart naar info@Kantoor Van Wynsberghe BV.be
• Door het versturen van een brief per post met een kopie van uw identiteitskaart naar Kantoor Van Wynsberghe BV BV, Blankenbergsesteenweg 55, 8000 Brugge
• Door op de link “uitschrijven” (“unsubscribe”) te klikken onderaan een e-mail of elektronische nieuwsbrief die door Kantoor Van Wynsberghe BV is verzonden
• Door een verzoek te richten via de contactpagina op onze website
U kunt ook een klacht indienen bij de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, per post te Drukpersstraat 15, 1000 Brussel, of per e-mail op commission@privacycommission.be, of telefonisch op +32 2 274 48 00.