De Algemene Vergadering in een notedop
Gepubliceerd door J. Van Wynsberghe in Leven in mede-eigendom · 11 april 2017
De Algemene Vergadering in een notedop
Elke eigenaar maakt deel uit van de algemene vergadering. Dat is het belangrijkste orgaan van de mede-eigendom. Daar worden alle belangrijke besluiten genomen: welke werken zullen er gebeuren in de gemeenschappelijke ruimtes? Hoe worden de kosten zo laag mogelijk gehouden? Hoe worden de gemeenschappelijke ruimtes onderhouden of aangekleed? Welke veiligheidsmaatregelen wil men in het gebouw? Hoe maakt men het samenleven zo aangenaam mogelijk?
Wie is lid van de algemene vergadering?
Elke eigenaar van een kavel is lid van de algemene vergadering. De algemene vergadering is dus samengesteld uit alle mede-eigenaars. Huurders zijn geen lid van de algemene vergadering. Elke mede-eigenaar heeft het aantal stemmen dat overeenkomt met zijn aandeel in de gemeenschappelijke delen -afhankelijk van de grootte van zijn privatief deel- gewoonlijk uitgedrukt in duizendsten of tienduizendsten.
Moet ik als mede-eigenaar altijd aanwezig zijn op elke algemene vergadering?
Het is niet verplicht om aanwezig te zijn, maar het is zeker zeer sterk aan te raden om naar elke algemene vergadering te gaan. Want daar worden beslissingen genomen die ook voor jou belangrijk zijn. Je kan je ook laten vertegenwoordigen door een andere mede-eigenaar of door een werknemer van de mede-eigendom, zoals de conciërge, of zelfs door een vriend. Die persoon moet je dan een geschreven volmacht meegeven. Je kan geen volmacht geven aan de syndicus. Ook niet als de syndicus een mede-eigenaar is. Wij raden aan om geen volmacht te verlenen aan huurders.
Welke documenten moet je meenemen naar een algemene vergadering?
Je moet je identiteitsbewijs meenemen. Het is aangewezen om de statuten van de mede-eigendom mee te nemen of om die statuten tenminste nog eens na te lezen voor je naar de vergadering gaat. Neem ook de agenda en eventuele bijkomende toegestuurde informatie mee.
Kan je een punt toevoegen aan de agenda?
Elke mede-eigenaar kan schriftelijk de syndicus verzoeken om een punt op de agenda te zetten. Dat moet gebeuren minstens 3 weken vóór het begin van de periode voorzien in het reglement van de mede-eigendom. Als je te laat bent, wordt het punt toegevoegd aan de agenda van de volgende algemene vergadering.
Wie roept de algemene vergadering samen?
Normaal gezien is het de syndicus die de gewone algemene vergadering bijeenroept. Daarbij moet hij rekening houden met de in het reglement vastgelegde periode van 15 dagen. De syndicus organiseert ook een buitengewone algemene vergadering, telkens wanneer er dringend een beslissing moet worden genomen in het belang van de mede-eigendom, zoals bijvoorbeeld voor dringende onderhoudswerken.
Hoe word je uitgenodigd?
De uitnodigingen worden bij een ter post aangetekende brief verstuurd, tenzij de geadresseerden individueel, uitdrukkelijk en schriftelijk hebben ingestemd om de uitnodiging via een ander communicatiemiddel te ontvangen. De uitnodiging wordt normaal gesproken ten minste 15 dagen vóór de vergadering ontvangen, tenzij het reglement van mede-eigendom in een langere termijn voorziet.
Wat moet er in de uitnodiging staan?
De uitnodiging vermeldt de plaats, dag en tijdstip en de agenda van de algemene vergadering. Alle schriftelijke voorstellen die op tijd werden ingediend door een mede-eigenaar moeten worden meegestuurd. De uitnodiging bevat ook de procedures voor raadpleging van belangrijke documenten met betrekking tot de agendapunten.
Wanneer is een algemene vergadering geldig?
Meer dan de helft van de mede-eigenaars moet bij het begin van de vergadering aanwezig of vertegenwoordigd zijn en zij moeten samen tenminste de helft van de gemeenschappelijke delen bezitten. Als de aanwezigen minstens 3/4de van de gemeenschappelijke delen bezitten, dan zijn de beslissingen van de vergadering geldig, ook als niet de helft van de mede-eigenaars aanwezig zijn.
Als bij een eerste algemene vergadering niet aan de voorwaarden wordt voldaan, dan kan een tweede algemene vergadering worden samengeroepen die kan beslissen ongeacht het aantal aanwezige mede-eigenaars en ongeacht het aantal delen dat de aanwezigen vertegenwoordigen.
Hoe verloopt de stemming in de algemene vergadering?
Blanco stemmen en ongeldige stemmen worden niet meegeteld als uitgebrachte stemmen voor de berekening van de meerderheid. Anoniem stemmen kan niet meer, alle onthoudingen of tegenstemmingen worden genotuleerd.
Hoe weet je wat beslist is in de algemene vergadering als je niet aanwezig was?
Er wordt een verslag opgesteld van de vergadering en dat moet aan alle mede-eigenaars worden toegestuurd binnen een maand na de vergadering. De beslissingen moeten worden ingeschreven in een register dat kan worden geraadpleegd op het adres waar de vereniging van mede-eigenaars zetelt.
Bron: notarissen-msp
