5 dingen die een verhuurder niet mag vragen aan zijn syndicus

Het zou een verhuurder wel goed uitkomen als hij maximaal zijn bijdrage in de mede-eigendom kon doorrekenen aan de huurder. Maar zo eenvoudig is dat niet. Wat er kan doorgerekend worden, ligt doorgaans vast in het huurcontract. Meestal gaat het om de elektriciteit en het onderhoud van de gemeenschappelijke delen. Als verhuurder zit je daar dus zelf aan de knoppen van de verdeelsleutel. ‘Toch krijgen we vaak de vraag van verhuurders om die afrekeningen rechtstreeks naar de huurders te sturen, maar dat is privé rentmeesterschap’, aldus Stefaan Leliaert van De Syndic: ‘Dat is de grootste frustratie die we tegenkomen: eigenaars die niet kunnen inschatten wanneer hun vraag een privatieve dan wel een collectieve kwestie van de hele mede-eigendom betreft. Als syndicus zijn we alleen voor die laatste gemandateerd.’

Soms gebeurt het dat in eenzelfde gebouw zowel de syndicus als het rentmeesterschap door eenzelfde partij wordt ingevuld. In dergelijke panden kan je wel met alle vragen bij eenzelfde partij terecht, maar tegen veel hogere tarieven uiteraard.

Dan is er nog een tussenmodel waarbij de syndicus delen van de afrekening voorrekent. Afhankelijk van de gebruikte software wordt dan in een aparte kolom voorgerekend welke kosten meteen doorgerekend kunnen worden aan de huurder.

Wie geregeld een algemene vergadering van de vereniging van mede-eigendommen (VME) meemaakt, kent de gênante stiltes die opsteken op het moment dat de vraag rijst een voorzitter aan te duiden voor de vergadering. Hoewel iedereen zich afvraagt waarom de syndicus dat niet zelf kan doen (‘daar wordt hij toch voor betaald’), is het wettelijk verboden voor een syndicus om de algemene vergadering voor te zitten of om deel uit te maken van een raad van mede-eigendom. Dat is ook logisch, want uitgerekend die vergaderingen moeten erop toezien dat de syndicus zijn werk goed uitvoert. Je kan niet tegelijkertijd rechter en partij zijn, vandaar die opgelegde beperkingen. ‘Als er echt niemand gevonden wordt, staan wij een pro-formavoorzitter bij die ook altijd zal aftekenen’, aldus Stefaan Leliaert van De Syndic.

Een veelgehoorde twist bij mede-eigendommen zijn bewoners van de gelijkvloerse verdieping die niet inzien waarom ze moeten bijdragen in de kosten van de lift, of autogebruikers die niet begrijpen waarom ze moeten betalen voor fietslokalen, of penthousebewoners die niet willen participeren in het tuinonderhoud enzovoort. Na afmattende discussies op een algemene vergadering wordt dan al eens gesuggereerd om daarin veranderingen door te voeren. Maar kan dat wel? Het principe is eenvoudig: de basisakte is de referentie, tenzij er een viervijfdemeerderheid gevonden wordt op een algemene vergadering om dat aan te passen. ‘Soms zien we in oude dossiers die we overnemen van andere syndici dat daar veranderingen zijn gebeurd die misschien wel logisch en eerlijk lijken, maar niet rechtsgeldig werden doorgevoerd. Dan kan je niet anders dan die zaken terugdraaien’, aldus Stefaan Leliaert.

Wat als ik als bewoner het beu ben dat een huurder zich niet houdt aan het reglement van interne orde? Mede-eigenaars kunnen elkaars contactgegevens krijgen via de syndicus, maar dat beperkt zich vaak tot de naam en het postadres. Mobiele-telefoonnummers en e-mailadressen behoren daar niet toe. Alleen als de betrokken eigenaar zijn expliciete toestemming geeft, mogen die extra gegevens doorgegeven worden aan een andere eigenaar, oordeelde recentelijk nog de Privacycommissie. En dat geldt uitsluitend onder eigenaars. Buren of commerciële partijen kunnen in geen enkel geval dergelijke gegevens opvragen.

Als verhuurder heb je de verplichting om je huurder op de hoogte te houden van het reilen en zeilen binnen een mede-eigendom. We lazen al dat een syndicus geen financiële afrekening maakt voor de huurders. Hetzelfde geldt voor het delen van administratieve informatie, bijvoorbeeld het reglement van interne orde. ‘In het beste geval wordt basisdocumentatie gedeeld bij de inwerkingtreding van het contract, maar zo’n intern reglement is een levend document dat kan worden aangepast tijdens de verhuurperiode. Daar wringt vaak het schoentje. Het blijkt heel moeilijk voor verhuurders om dat op te volgen’, aldus Leliaert, die er nogmaals op wijst dat syndici niet kunnen optreden voor de privébelangen van verhuurders.

‘Uiteraard is dat gratis. Ik heb weleens gehoord dat daar geld voor wordt gevraagd voor lastige klanten die iedere week hun kopietjes komen halen, maar dat is de grote uitzondering. Wie op reguliere manier inzage wil in de documenten, zal daar nergens voor moeten betalen’, aldus Stefaan Leliaert van De Syndic. In Tips & Advies lezen we inderdaad dat het niet gebruikelijk is om daar geld voor te vragen. Indien dat toch zou voorvallen, dan moet minstens de algemene vergadering daar haar goedkeuring aan hebben verleend.